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Comment Liantis traite-t-il les données de vos employées ?

Vous voulez savoir comment nous traitons les données de vos employées? Consultez notre contrat de sous-traitant.

Contrat de sous-traitant

Dans le cadre du (des) contrat(s) de prestation des services mentionnés dans les annexes, une ou plusieurs entités juridiques de Liantis [1] , ayant son siège social à 8000 Bruges, Sint-Clarastraat 48, (ci-après dénommée(s) le Sous-traitant) traitent des données personnelles pour le client (ci-après dénommé le Responsable du traitement).

Les autres entités juridiques[2] de Liantis sont le Responsable du traitement, ce qui implique qu’il n’est pas nécessaire d’établir de contrat de sous-traitant pour ces entités. Liantis s’engage à mettre en œuvre les obligations dans le cadre du Règlement Général sur la Protection des Données (ci-après : RGPD[3]) et respectera – en tant que sous-traitant – les dispositions suivantes.

Article 1. Objet du contrat

Dans le cadre du contrat de prestation de services, le Sous-traitant traite des données à caractère personnel fournies par le Responsable du traitement. Pour le traitement des données à caractère personnel, le Sous-traitant se base exclusivement sur les instructions écrites du Responsable du traitement. Pour chaque entité juridique, la nature et la finalité des traitements sont déterminées dans les annexes au Contrat.

Article 2. Droits et obligations du Sous-traitant

  1. Le Sous-traitant traitera uniquement les données à caractère personnel qui sont strictement nécessaires à l’exécution du contrat de prestation de services et à la réalisation de l’objectif du traitement.
  2. Le Sous-traitant ne fera aucune copie des données à caractère personnel, sauf pour faire une sauvegarde ou si cela est nécessaire à l’exécution du contrat de prestation de services conclu entre les Parties.
  3. Le Sous-traitant conservera les données à caractère personnel pendant toute la durée du contrat de prestation de services et, à partir de la fin du contrat de prestation de services, durant une période égale au délai de conservation légal ou au délai de prescription pertinent pour d'éventuelles actions judiciaires. Une fois ce délai expiré, et selon le choix du Responsable du traitement, soit le Sous-traitant remettra les données à caractère personnel au Responsable du traitement, soit il les supprimera, sauf si l'enregistrement des données à caractère personnel est obligatoire conformément au droit de l’Union ou des États-membres.
  4. Le Sous-traitant traitera les données au sein de l'Espace économique européen et peut transmettre les données à un pays tiers ou à une organisation internationale s’il existe des décisions constatant le caractère adéquat de la protection de données, des garanties adéquates, des règles d'entreprise contraignantes ou des dérogations pour des situations spécifiques.
  5. Le Sous-traitant s’engage expressément à obliger ses membres du personnel à respecter le RGPD.
  6. Le Sous-traitant déclare que toutes les personnes habilitées à traiter des données à caractère personnel se sont engagées à respecter la confidentialité ou sont soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité.
  7. Le Sous-traitant s'engage à ne pas communiquer ces données à caractère personnel à des tiers, sauf s’il s’agit d’autres Sous-traitants sous les conditions fixées au point 2.10, ou si cette communication est légalement obligatoire.
  8. Le Responsable du traitement est au courant du fait que le Sous-traitant fait appel à plusieurs Sous-traitants ultérieurs afin de remplir ses obligations contractuelles et de fournir les services achetés par le Responsable du traitement (p. ex. dans le cadre de l’hébergement d’une plateforme numérique, de l’impression des fiches salariales et d’autres documents, de la distribution du courrier, de la création de fichiers de paiement, etc.). Le recours à ces sous-traitants ultérieurs étant nécessaire et essentiel à l’efficacité et à la prestation de services effective, le Responsable du traitement donne donc son consentement.
  9. Le Responsable du traitement donne une autorisation générale au Sous-traitant pour recourir à d’autres sous-traitants et/ou remplacer des sous-traitants existants. Le Responsable du traitement reconnaît avoir été informé à propos des autres sous-traitants. Le Sous-traitant informera le Responsable du traitement préalablement à l'embauche d’autres sous-processeurs. Le Responsable du traitement a le droit d'introduire une réclamation pour des raisons motivées.
  10. Le Sous-traitant soumettra les sous-traitants ultérieurs auxquels il fait appel, aux mêmes obligations concernant la protection de données que celles auxquelles il est lui-même soumis, notamment l’obligation d’offrir des garanties suffisantes relatives à l’application des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la conformité du traitement au RGPD.
  11. Le Sous-traitant assumera la pleine responsabilité lorsqu’un sous-traitant ultérieur ne respecte pas son obligation concernant la protection des données.
  12. Le Sous-traitant prend les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin d’assurer un niveau de sécurité adapté au risque et de garantir la conformité du traitement aux exigences du RGPD, ainsi que la protection des droits de la personne concernée. Le Sous-traitant protégera les données à caractère personnel contre la destruction, la perte, l’altération, l’accès ou la divulgation non autorisés et toute autre forme de traitement illicite.
  13. En tenant compte de la nature du traitement, le Sous-traitant assistera le Responsable du traitement dans la mesure du possible lors du respect de son obligation de répondre aux demandes d'exécution des droits des personnes concernées, en adoptant les mesures techniques et organisationnelles appropriées.
  14. En tenant compte de la nature du traitement et des informations dont il dispose, le Sous-traitant assistera le Responsable du traitement pour faire observer les obligations concernant la protection du traitement et la communication d'infractions à l’autorité de contrôle.
  15. Le Sous-traitant mettra à la disposition du Responsable du traitement toutes les informations nécessaires pour prouver qu’il respecte les obligations résultant du RGPD et pour rendre possible des audits, dont des inspections effectuées par le Responsable du traitement ou par un auditeur autorisé par ce dernier, et y participer.
  16. Le délégué à la protection de données du Sous-traitant est monsieur Ruben Vancoillie, ayant son bureau à 8000 Bruges, Sint-Clarastraat 48 (adresse e-mail : DPO@admb.be).

Article 3. Droits et obligations du Responsable du traitement

  1. Le Responsable du traitement prend toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de protection adapté au risque.
  2. Le Responsable du traitement informera le Sous-traitant de toute demande officielle et de toute inspection de l'Autorité de protection des données.
  3. Le Sous-traitant ne répondra à aucune demande directe des personnes concernées. Il renverra les personnes concernées au Responsable du traitement. Le Responsable du traitement devra garantir tous les droits des personnes concernées.

Article 4. Responsabilité

Sauf dol ou faute grave ou intentionnelle, le Sous-traitant n’est pas responsable des dommages résultant du non-respect du présent contrat ou du RGPD. La responsabilité reste en tout cas limitée aux montants facturés au Responsable du traitement au cours des 12 mois précédant la survenance des dommages.

Article 5. Durée et fin du contrat et des traitements

Le présent contrat est conclu pour une durée indéterminée et prend fin à l’expiration du délai fixé au point 2.3.

Article 6. Dispositions générales

  1. Toutes les notifications faites dans le cadre du présent Contrat seront envoyées aux adresses mentionnées dans le contrat. Chaque partie informera l’autre partie de tout changement d’adresse.
  2. La nullité d’une disposition du présent Contrat ne porte pas préjudice à la validité des autres dispositions.
  3. Le présent contrat est régi par le droit belge.
  4. Les parties conviennent qu’en cas de litige, elles rechercheront d’abord un accord amiable de la façon la plus informelle et discrète possible.
  5. À défaut d’accord amiable, tous les litiges relatifs au contrat seront exclusivement soumis aux tribunaux de l’arrondissement judiciaire de Flandre occidentale, division de Bruges.

ANNEXE 1

Nature et finalité des traitements par : Liantis secrétariat social asbl, n° BCE 0406.558.771, ayant son siège social à 8000 Bruges, Sint-Clarastraat 48

Administration salariale et gestion du personnel
  • Personnes concernées : Travailleurs du Responsable du traitement
  • Catégories de données à caractère personnel : Données d’identification, coordonnées, données familiales, données liées au comportement et caractéristiques personnelles, données concernant la formation et la profession, données financières
  • Nature et finalité du traitement :
    • Administration du personnel
    • Administration des salaires
    • Évaluation des travailleurs
    • Enregistrement du temps
    • Gestion du parc de véhicules
    • Bien-être au travail

ANNEXE 2

Nature et finalité des traitements par : Liantis HR consult sa, n° BCE 0475.816.145, ayant son siège social à 8000 Bruges, Sint-Clarastraat 48

Conseils RH
  • Personnes concernées : Travailleurs du Responsable du traitement
  • Catégories de données à caractère personnel : Données d’identification, coordonnées, données familiales, données liées au comportement et caractéristiques personnelles, données concernant la formation et la profession, données financières
  • Nature et finalité du traitement : 
    • Conseils en matière de politique salariale
    • Conseils en matière de gestion du personnel

ANNEXE 3

Nature et finalité des traitements par : Liantis contrôle d’absence asbl, n° BCE 0457.816.145, ayant son siège social à 1000 Bruxelles, Quai de Willebroeck 37

Gestion des contrôles médicaux
  • Personnes concernées : Travailleurs du Responsable du traitement
  • Catégories de données à caractère personnel : Données d’identification, coordonnées, données familiales, données liées au comportement et caractéristiques personnelles, données concernant la formation et la profession
  • Nature et finalité du traitement : Organisation du contrôle effectué par le médecin de contrôle

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[1] Les entités juridiques suivantes sont les sous-traitants :

  • Liantis secrétariat social asbl, n° BCE 0406.558.771 ;
  • Liantis HR consult sa, n° BCE 0475.724.354
  • Liantis contrôle d’absence asbl, n° BCE 0457.816.145 (siège social : Quai de Willebroeck 37, 1000 Bruxelles)

 

[2] Les entités juridiques suivantes sont les responsables du traitement :

  • Liantis service externe pour la prévention et la protection asbl, n° BCE 0409.862.018 (siège social : Quai de Willebroeck 37, 1000 Bruxelles)
  • Liantis talent services sa, n° BCE 0461.724.354
  • Liantis risk solutions sa, n° BCE 0433.343.936

 

[3] Règlement Général sur la Protection des Données 2016/679 du Parlement européen du 27/04/2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel